O fundo do Convento de São José, tal como todos os demais fundos conventuais existentes na BPE, não está organizado, nem inventariado. A BPE dispõe apenas de uma lista com os nomes dos conventos e a indicação do número total de unidades de instalação (livros, cadernos, maços) de cada um dos conventos. Existem, no entanto, fichas manuscritas de catalogação de algumas unidades de instalação de alguns conventos. Porém, fornecem informação vaga e não revelam uniformidade de critérios de descrição. Salienta-se ainda a ocorrência de unidades de instalação pertencentes aos fundos de vários conventos que estão dispersas pelo conjunto documental geral da BPE e pelos núcleos da Manizola ou de Cunha Rivara . No que respeita ao convento em apreço, deve destacar-se que o testamento das fundadoras do convento de São José surge integrado no conjunto documental originalmente pertencente a José Heliodoro da Cunha Rivara. O levantamento prévio a esta descrição foi feito seguindo a numeração dos livros ou maços, aleatoriamente atribuída pela BPE, verificando-se que apenas estavam catalogados, em fichas manuscritas, os primeiros três livros deste fundo. Do livro 4 ao maço 19 as unidades de instalação estão apenas listadas. De notar que em alguns casos a documentação está misturada, constatando-se a existência de documentos de uma instituição em maços identificados como pertencentes a outra. É o caso da unidade de instalação 27 do fundo do Convento do Salvador de Évora que contêm diversos tipos de documentos e onde se encontram vários referentes ao Convento de São José. É, todavia, importante frisar que o trabalho desenvolvido sobre o fundo do Convento de São José que está na base desta descrição não incluiu a organização da documentação que, no caso dos maços de documentos avulsos, se encontra misturada, quer em termos tipológicos quer em termos cronológicos; que a documentação existente nos maços não se encontra numerada e, como tal, não pode dessa forma ser identificada nas cotas que se encontram na base de dados, excepto no caso do maço 2 e do maço 27 do Convento do Salvador; e que o levantamento documental então feito não previa a sua introdução em qualquer base de dados, oportunidade que surgiu posteriormente, no âmbito de possíveis contribuições para a FUNDIS. Assim, uma vez que então apenas se pretendia conhecer as potencialidades informativas da documentação existente na BPE sobre o Convento de S. José (imóvel e comunidade cenobita) e posteriormente utilizá-la também como fonte para o desenvolvimento de uma dissertação de mestrado em Gestão e Valorização do Património Histórico e Cultural, na Universidade de Évora 1 , a descrição das peças é por vezes muito genérica ou incompleta, tendo-se mantido dessa forma na descrição feita nesta base de dados e não sendo possível a sua total adaptação aos campos de descrição aqui existentes.
