Gestão de Informação e Documentação

Secção

PT/ADAVR/AC/GCAVR/E

Gestão de Informação e Documentação

Arquivo Distrital de Aveiro

1862-10-15

1976-04-20

219 liv.; 11 mç.; papel

Função de controlar a tramitação documental e organização da documentação produzida e recebida no decurso da atividade da instituição.A presente secção congrega dois grandes grupos de documentos: o primeiro relativo aos instrumentos produzidos pelo próprio Governo Civil e destinados a servir de recuperadores da informação produzida e recebida e que está descrita na subsecção E/A; o segundo grupo de documentos é constituído por correspondência expedida ou recebida pelo Governo Civil e que está descrita nas restantes subsecções, sob as tipologias de documentos reunidos em maços, livros copiadores (cópias de documentos expedidos), ou capas (Cp). O uso dos termos “correspondência interna...” ou “correspondência externa”, normalmente expedida, é designação frequentemente utilizada para assinalar correspondência com entidades sediadas na área do Distrito (interna) ou fora dela (externa). Frequentemente a correspondência recebida é acompanhada por documentos relativos ao assunto tratado.Na esmagadora maioria dos casos, os documentos estão organizados respeitando a ordem original de arquivagem. Ao nível dos documentos em livro, houve casos em que foi efetuada uma tentativa de reconstituição da ordem original, segundo a sequência cronológica, dos livros da 1ª, 2ª e 3ª repartição e que poderá não corresponder à ordem original de produção ou acumulação da informação.A existência na descrição de subsecções com os títulos de unidades orgânicas (por exemplo "correspondência da 1ª Repartição"), não advém de uma descrição por unidades orgânicas, mas prende-se com o facto de a cada repartição ou secção, caberem funções específicas e tratarem de assuntos específicos (vide conteúdo e estrutura de cada uma das secções). Sublinhe-se que nesta subsecção a acompanhar a correspondência existem grande número de documentos que a acompanhavam.

por