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A certidão negativa era passada quando se pedia um documento que não existe ou não foi encontrado. Na lombada indica apenas "Certidões" seguida do número do livro. Organizado alfabéticamente pelo primeiro nome do requerente. Não apresenta os requerimentos. Indica apenas o nome do requerente e a data da resposta. Por vezes vem referido o documento solicitado (cota). Não o assunto.

Inclui registos de D. Miguel.

Registos de diplomas do período da República, emanados por várias instituições. Predominam as nomeações para lugares da função pública. Junto a cada registo vem a tomada de posse do funcionário. Na declaração de compromisso o nomeado jura que cumprirá com lealdade a Constituição da República e as suas leis". As nomeações são feitas por decreto, despacho ou portaria sendo depois passado o diploma. As datas dos Decretos são por vezes bastante anteriores à do diploma. Algumas são da década de noventa do século XIX. As nomeações são feitas medante consurso publicitado no Diário de Governo e num jornal. Os registos iniciam-se por "Diploma de nomeação" ou por "Diploma de funções públicas", mesmo aqueles que são diplomas de aposentação quer de funcionários públicos quer de párocos. Outro tipo de documento que aparece é a carta patente para nomeações ou promoções de cargos militares, sobretudo da Marinha, Alvarás quando se trata da concessão de pensões a viúvas e ou herdeiros de funcionários públicos e Decreto de naturalização. Há documentos também designados por Diploma e que referem as diversas nomeações de uma pessoa. Há documentos que são assinados por Presidentes da República com indicação "em nome da República", "em nome do governo da República" ou " por voto da Assembleia Nacional Constituinte": Manuel de Arriaga, Teófilo Braga, Afonso Costa, Bernardino Machado. Muitos dos registos estão agrupados por nomeações para lugares idênticos ou para lugares para a mesma localidade. Nos registos referentes a pensões concedidas aos párocos vem mencionada a Comissão Nacional de Pensões Eclesiásticas e os párocos designados por pensionistas do Estado. As nomeações para o Hospital de Santo António do Porto são feitas pela Misericórdia desta cidade. Os registos são conferidos e assinados por escriturários, conservadores e directores do Arquivo da Torre do Tombo: Álvaro de Sousa Valdez e Vasco Ferreira Valdez e António Baião. Há registos assinados em nome do director por Araújo Coelho. A nomeação destes funcionários é também feita pelo Registo Geral de Mercês. Por vezes quem registou os documentos nos livros salta informação que depois é escrita à margem sendo a mesma conferida pelos funcionários acima referidos. Todos os livros começam por Decretos de nomeação seguindo-se os Diplomas de nomeação e depois os Diplomas de funções públicas

Registo de condecorações nacionais e estrangeiras.

Muitos dos ofícios e mercês são passadas em nome de Sua Alteza, Príncipe Regente e D. Pedro. Em 1668 D. Afonso VI já havia abdicado. Os termos de abertura não referem o reinado de D. Afonso VI.

Registo de mercês concedidas por diversos reis