Enquanto elementos de apoio da actividade regular do notariado, tanto os livros, como as fichas de sinais, comportam, por regra, as seguintes informações: o nome da pessoa e data em que abriu o sinal, o estado civil, a profissão, a morada, impressão digital e assinatura, número do bilhete de identidade, data e local da sua emissão e o nome dos abonadores.
Pelo Decreto-lei 250/96, de 24 de Dezembro, foram abolidos os reconhecimentos notariais de letra e assinatura ou só de assinatura feitos por semelhança e sem menções especiais relativas aos signatários, interrompendo-se, em consequência, nos cartórios, a produção de documentos que lhes estavam associados, designadamente os livros e fichas de sinais.