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Lançamento diário das entradas das importâncias pela folha dos oficiais, trabalhadores e mais pessoas ocupadas na obra, entradas das ferragens, dos géneros, do tijolo, da madeira e mais coisas entregues pelo recebedor Leonardo Pinheiro de Vasconcelos, por compra feita e/ou para entrega a determinada pessoa encarregue do conserto ou obra.

Lançamento diário das entradas do armazém de todos os géneros que o recebedor Leonardo Pinheiro de Vasconcelos comprou e fez entregar aos religiosos de Nossa Senhora da Província da Arrábida desde o inicio do mês de setembro de um ano até ao fim de agosto do ano seguinte. No primeiro livro cada registo diário da entrega feita pelo recebedor ao armazém, identifica a que foi feita a compra (am alguns casos), a quantidade, o género e o montante gasto, bem como, o registo feito no final do mês de todos os remédio entregues diáriamente na botica do convento, a entrada da despesa dos ordenados e jornais das pessoas que serviam os religiosos (médico, cirurgião, sangrador, escrivão da superintendência, fiel do armazém, comprador, criados do armazém, moço da enfermaria e moços da carroças). Já no segundo livro o registo diário é ordenado pelas ditas "oficinas" como por exemplo a sacristia, a livraria, a sustentação e a iluminação. No primeiro dia do mês seguinte era feito um termo pelo escrivão da superintendência do que deu entrada no armazém.

Lançamento mensal das entradas e das saídas, em conta corrente, de todos os géneros que o recebedor Leonardo Pinheiro de Vasconcelos comprara e entregara no real convento de Mafra aos religiosos da Província de Nossa Senhora da Arrábida. Cada lançamento inicia com a distinção do género ficando do lado esquerdo (verso da folha) a entrada na qual é identificado o ano, seguindo-se o mês e o que entrara como se encontra no livro diário da entrada e correspondente folha (podendo conter a lápis a notação do nº de bilhete) e por fim a quantidade. Na folha à direita encontramos a mesma informação só que desta vez como se encontra no livro do diário da saída. Os valores de entrada correspondem aos da saída. Estes lançamentos iniciavam no primeiro dia de setembro de um determinado ano de terminava no último dia de agosto do ano seguinte. A partir de setembro de 1795 no fim do lançamento mensal de cada género é assinado pelo escrivão. Termina esta escrituração com uma certidão, passada pelo mesmo escrivão, da conta corrente de todos os géneros que entraram para o armazém e que recebera, os religiosos deste convento o que tudo consta dos livros de receita (diário da entrada) e despesa (diário da saída) a que se reporta. Relativamente às aquisições para a livraria regista-se o título da obra e/ou seu autor, e a quantidade de volumes ou jogos.

Lançamento dos termos da conferência com o diário da saída, relativo ao mês anterior, os bilhetes pelos quais os religiosos da Província de Nossa Senhora da Arrábida receberam os géneros. Estes termos eram feitos por Luís Gonçalves Torres, escrivão da receita e despesa da fazenda real de Mafra, na cela do padre mestre guardião, na presença do padre presidente, do padre sacristão-mor, do padre enfermeiro, dos padres pateiros (encarregado da copa), do padre refeitoreiro (encarregado do refeitório) e do recebedor. Estes lançamentos iniciavam no primeiro dia de setembro de um determinado ano de terminava no último dia de agosto do ano seguinte. Cada lançamento identifica a "oficina" (refeitório e/ou sustentação, doentes e/ou enfermaria, casa dos crespos, casa das barbas, iluminação, sacristia, livraria, ou dias festivos), a qualidade do género e quantidade do mesmo. Termina cada termo, que serviria de recibo de todos os géneros mencionados, com a assinatura de todos os padres acima referidos. Contém informações relativas aos gastos com as visitas reais e sua comitiva, bem como a aquisição de obras para a livraria. Relativamente às aquisições para a livraria regista-se o título da obra e/ou seu autor, e a quantidade de volumes ou jogos.

Lançamento diário das saídas do armazém efetuadas pelo recebedor Leonardo Pinheiro de Vasconcelos. Saídas que correspondem à entrega aos religiosos deste convento para as respetivas "oficinas" (refeitório, doentes, casa dos crespos, casa das barbas, iluminação, sacristia, livaria). Cada lançamento identifica o número de religiosos e/ou finalidade o género e a quantidade. No primeiro dia do mês seguinte era feito um resumo dos totais dos géneros entregues no mês transato a cada uma destas oficinas, concluíndo com o termo feito pelo escrivão da superintendência em conferência com os bilhetes. Saliente-se que no dia 25 de maio, 16 de junho de 1796 foram lançados os géneros saídos do armazém para safisfazer a refeição do rei e seus criados. No ano de 1795 para 1796 deram entrada na livraria 171 volumes. Quanto aos géneros que foram entregue temos: como rações de refeitório ou aos doentes de enfermaria o pão, carne, ovos, carvão, cafeteira de cobre, arroz, azeite aguardente, lã, manteiga, vaca, vitela leite de vaca e de burra, galinhas, frangas, frangos, tabaco para acomunidade; para a iluminação o azeite; para a sacristia o vinho, rendas sortidas, incenso, vidros para as lampadas e para os relicários, cera nova, alvas, amitos, sobrepelizes; para a livraria os tecidos, pregos dourados, livros - coleções.