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Os livros desta série são praticamente uniforme nas suas características físicas, quase todos eles são encadernados em pergaminho. Outra das características deste tipo de livro é o facto terem o termo de abertura feito pelo Administrador Geral da Alfândega de Lisboa e Feitor Mor das demais do Reino, e de serem enviados para a Alfândega da Vilar Maior, para a escrituração deste direito. Este procedimento é um factor de distinção dos demais livros existentes na Alfândega. Esta prática, para com este tipo de livro, é em tudo igual ao praticado para com as restantes Alfândegas do Reino. Cada registo era datado, mencionava o nome do mercador, quantidade e qualidade do produto, importância devida ao portos secos e reponsável pela escrituração do mesmo. Nestes livros é feito o registo das entradas, saídas, tomadias, guias afiançadas e condenadas. Inclui ainda o registo de despachos realizados por outras Alfândegas do Reino. A maior parte dos livros tem no final um resumo, designando e confirmando o que se devia à Fazenda Real, que seria pago pela Contadoria Geral das Províncias. Neste mesmo resumo era feito o registo das despesas despendidas com os ordenados e expediente, bem como do que era remetido ao Erário Régio, e confirmação deste.

Livros também designados como Fianças da Alfândega de Vilar Maior, ou somente Fianças. Livros uniformes, cujos termos de abertura foram feitos pelos administradores gerais da Alfândega de Lisboa e feitores mores das demais do reino e enviados para a Alfândega de Vilar Maior para a escrituração destes termos. Este procedimento, à semelhança dos da receita, é um fator de distinção dos demais livros existentes na Alfândega. Esta prática, para com este tipo de livro, é em tudo igual ao praticado para com as restantes Alfândegas do Reino. Serviram estes livros para neles serem feitos os termos das guias de fianças dos animais ou produtos que saíam desta alfândega, os quais estavam obrigavam a regressar e apresentar os referidos animais ou no caso das cargas apresentarem as competentes certidões das descargas efetuadas em determinado destino. Escrituração é simples e contém os seguintes dados: identidade do despachante, naturalidade ou residência, destino da mercadoria, quantidade e qualidade da mesma, avaliada em determinada importância pela Pauta, o qual se obrigava a descarregar, assinado o mesmo este termo. Na margem esquerda regista-se o número sequencial dos termos bem como se acrescenta a data da descarga.

Escrituração do rendimento organizada por quartéis.

Os livros desta série também são designados como despachos e mais receitas, receita geral e de receita e despesa geral. Estes livros, numerados e rubricados, são da responsabilidade do diretor das alfândegas do círculo do Sabugal, como consta dos termos de abertura e encerramento dos mesmos. A escrituração é feita em mapa, constando do lado da receita, para além da data (ano, mês e dia), o número dos despachos, o nome dos despachantes, direitos (importação - entrada, exportação - saída, reexportação, imposto sobre os géneros e mercadorias estrangeiras, multas, décima dos emolumentos, imposto de 5% sobre o lucro dos pescadores, 5% adicionais, 5% para amortização das notas (a partir de janeiro de 1851), 6% amortização das notas (a partir de 1 de agosto de 1854), 12% e 10% para a amortização das notas (a partir de 1 de junho de 1857, em substituição dos 5% e 6%), tomadias, bilhetes de despacho e guias (selo, importância), total; do lado da despesa temos as datas (ano, mês e dia), a aplicação (pagamentos vários, Direitos de importação estrangeira, 5% adicionais, direitos de exportação nacional, 5% adicionais, 6% do pescado, 5% adicionais, décima dos emolumentos, 5% adicionais, selo de bilhetes e guias, impressão, e entregas ao cofre central do distrito), o número do documento e quantias. Terminam estes mapas com as assinaturas do subdiretor, escrivão.