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Estes livros, também designados como livros de registo da Alfândega, serviram para neles serem feitos os registos das leis, provisões e ordens régias, provimentos, termos e mais papéis tendentes ao serviço e à arrecadação da fazenda real.
Este donativo dos 4% para a reedificação das Alfândegas de Lisboa foi oferecido pela praça de Lisboa e estabelecido pela representação de 2 de Janeiro e Decreto de 29 de Março de 1756. E cujas instruções que serviram de regimento para os recebedores e escrivães destes 4% foram feitas pela Junta do Comércio em conformidade com o Capítulo XV, das instruções confirmadas pelos reais decretos de 14 de Abril e 2 de Junho de 1756.
Estes livros, numerados e rubricados, são da responsabilidade do diretor das alfândegas do círculo de Mértola, Manuel Francisco de Vargas, ou em seu impedimento do subdiretor da alfândega de Mértola, para neles ser feito o registo da receita e despesa geral, também designada de receita não classificada e despesa geral.
Nestes livros da receita e despesa geral pertencente ao tesouro público encontra-se registado, sob a forma de mapas, a seguinte informação: na da receita consta, para além da data (ano, mês e dia), o número dos despachos, o nome dos despachantes, direitos (importação - entrada, exportação - saída nacional e estrangeiro), reexportação, imposto sobre os géneros e mercadorias estrangeiras, multas, décima dos emolumentos, imposto de 5% sobre o lucro dos pescadores, 5% adicionais, 5% para amortização das notas (a partir de janeiro de 1851), 6% amortização das notas (a partir de 1 de agosto de 1854), 12% e 10% para a amortização das notas (a partir de 1 de junho de 1857, em substituição dos 5% e 6%), tomadias, bilhetes de despacho e guias (selo, importância), total; do lado da despesa temos as datas (ano, mês e dia), a aplicação (pagamentos vários, e entregas ao cofre da recebedoria do concelho e ao cofre central do distrito de Beja), o número do documento e quantias. Terminam estes mapas com as assinaturas do subdiretor, escrivão.
Saliente-se que os direitos de entrada estrangeira e de saída nacional são contados pela Pauta Geral de 20 de Março de 1841 e pela Tabela de 18 de Agosto de 1852 (chegada a esta casa fiscal em 8 de setembro), com abatimento dos 5% adicionais em algumas mercadorias segundo o disposto na mesma Tabela, posteriormente contados pala Pauta e Tabela de 31 de Dezembro de 1852 (chegado a esta Casa Fiscal no dia 1 de fevereiro de 1853) cessando internamente a cobrança dos adicionais em todas as mercadorias e continuando para a amortização das Notas.
Todas as mercadorias estrangeiras e Nacionais pelo pagamento de direitos de entrada para consumo nas alfândegas de selo continuam a ser despachadas livres de direitos de saída em conformidade dos artigos 23º dos preliminares da Pauta de 1841 e 92º do regulamento das alfândegas menores do reino de 28 de Junho de 1842, visto não pagarem tais mercadorias maiores direitos de saída do que de entrada como foi declarado na Portaria do Ministério da Fazenda de 9 de Novembro de 1843 - expedida a requerimento dos comerciantes de Elvas - continuando segundo as informações agora obtidas da alfândega da mesma cidade a saírem despachadas livres de direitos nesta e nas mais alfândegas do circuito assim como o sal com fundamento nas disposições do artigo 8º do 3º Decreto de de 31 de Dezembro de 1852 enquanto não houve ordem em contrário, visto a classe 14ª da citada Pauta de 1841 ser também despachado livre e não vir expressamente revogada a dita classe a respeito daquele género nacional protegido na sua saída para Espanha pelos portos secos. Declara-se que os 5% adicionais em algumas mercadorias é em relação à Pauta de 1841 e estas são as que vêm na Tabela de 18 de Agosto de 1852.
Livros também designados como de Fianças dos Portos Secos, Fianças da Alfândega de Mourão ou somente, Fianças.
Livros uniformes, cujos termos de abertura foram feitos pelos administradores gerais da Alfândega de Lisboa e feitores mores das demais do reino e enviados para a Alfândega de Montalvão para a escrituração destes termos. Este procedimento, à semelhança dos da receita, é um fator de distinção dos demais livros existentes na Alfândega. Esta prática, para com este tipo de livro, é em tudo igual ao praticado para com as restantes Alfândegas do Reino.
Serviram estes livros para neles serem feitos os termos das guias de fianças dos animais ou produtos que saíam desta alfândega, os quais estavam obrigavam a regressar e apresentar os referidos animais ou no caso das cargas apresentarem as competentes certidões das descargas efetuadas em determinado destino.
Escrituração é simples e contém os seguintes dados: identidade do despachante, naturalidade ou residência, destino da mercadoria, quantidade e qualidade da mesma, avaliada em determinada importância pela Pauta, o qual se obrigava a descarregar, assinado o mesmo este termo. Na margem esquerda regista-se o número sequencial dos termos bem como se acrescenta a data da descarga.
Na maior parte dos casos estes livros incluem relações das guias condenadas, indicando os fólios e as respectivas importâncias.
Em quase todos estes livros de fianças encontram-se soltos originais das guias, dando conta na frente da guia, das fazendas, sua quantidade e avaliação e, no verso, a indicação do lugar de destino dessas mesmas.
Registo dos mapas das entradas e saídas do dinheiro neste cofre de depósitos.
Receita em conformidade com a Provisão Régia de 12 de Agosto de 1818.
Estes livros foram feitos para neles ser feito o lançamento em conta corrente do recebedor da alfândega de Mourão para com a Junta do Crédito Público, pela arrecadação dos impostos adicionais aplicados para a amortização das notas do Banco de Lisboa, criados pela carta de lei de 13 de julho de 1848, vigorizada pela de 25 de junho de 1849 e pela de 20 de abril de 1850 e decreto de 3 de dezembro de 1851.
