Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas
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Registos diários da entrada e saída de valores. Efetuam-se em fichas soltas capeadas ao fim de cada quinzena ou em livros de registo: neste caso o registo pode ser de movimentos entre contas internas ou em sequência cronológica corrida (borrão ou caixa-borrão).
Um balanço é um conjunto de operações que tem por fim verificar o estado de responsabilidade de uma ou mais contas dos exatores de cofres públicos, ou seja, um quadro sintético que exprime o resultado dessas operações. É um ato comparativo onde o débito e o crédito são comparados determinando-se o saldo.
Resumos das sessões onde se registam e transcrevem os trabalhos aí decorridos.
Apresentação escrita dos fatos ocorridos e das decisões tomadas em reunião.
Registos de receitas próprias que podem resultar das competências atribuídas aos corpos administrativos, ou seja, de taxas, impostos, juros, lucros, multas, subsídios, heranças, donativos, etc., receitas que podem ser usadas para fazer face às despesas nos orçamentos suplementares, receitas de liquidação e cobrança, as receitas por cobrar em 31/12 transitam para o novo ano económico, o sexto do ordenado que deixar de ser abonado aos funcionários pode também constituir receita própria dos corpos administrativos.
Documentos que expressam o consentimento para pagamento das despesas por parte do Ministério. Da ordem de autorização devem constar elementos como a data, o número da ordem de autorização de pagamento e a quem se destina.
Registos de comprovativos de entrega ou declaração escrita de que se recebeu alguma coisa que podem ser do ordenado de funcionários ou recibos passados pelos credores das importâncias pagas pelas câmaras municipais. Nestes registos devem constar a data, o montante recebido, o nome e o selo.
Documentos provenientes dos diversos concelhos do Porto, passados pelos Regedores que atestam a condição de insuficiência económica de determinado individuo.
Requerimentos dirigidos por escrito a qualquer entidade, dentro das formalidades legais.
Comunicações escritas trocadas entre pessoas singulares ou coletivas. Inicialmente, a ordenação da correspondência do Governo Civil era cronológica, por proveniência de entidade remetente. Posteriormente, já se começa a verificar alguma separação por assuntos tratados. Inclui a documentação do Gabinete do Governador.
A partir de 1948, a organização da correspondência do Governo Civil, referente à secretaria privativa, passa a ser efetuada segundo um plano de classificação, ordenada cronologicamente, por anos e geograficamente, por concelhos. Apesar de ser tratada como correspondência no organismo, verifica-se que, a partir desta data, a série documental é constituída por processos, contendo toda a tramitação própria relativa à resolução da ação administrativa. Ver série n.º 137.
Registos diários de todos os documentos de despesa paga e a pagar, fazendo parte destes as faturas de despesas efetuadas, os recibos de fornecedores ou credores pagos pelos créditos permanentes e notas de despesas pagas pelos empregados menores ou funcionários encarregados da realização de pequenas despesas em que não se possa cobrar recibo ou outro documento equivalente, tais como as de correios, telégrafos, carros ou táxis e outras similares circunstâncias.
Mapas de periodicidade mensal em que se regista o movimento de doentes diariamente.
Contém: pedidos de subsídios e documentos justificativos do pedido (quando aplicável), requerimentos, ofícios de atribuição de subsídios e relações mensais e anuais de subsídios atribuídos.
Registos do que se recebe em dinheiro ou em valores, e das despesas pagas e a pagar. As receitas podem resultar do rendimento de um Estado, de uma corporação administrativa, de uma sociedade, de um indivíduo, da venda de mercadorias numa loja, de entrada numa casa de diversões, etc.; as despesas consistem em dispender, gastar empregando o dinheiro em dádivas ou compras. Das despesas fazem parte os documentos de despesa paga e a pagar como, as faturas de despesas efetuadas, os recibos de fornecedores ou credores pagos pelos créditos permanentes e notas de despesas pagas pelos empregados menores ou funcionários encarregados da realização de pequenas despesas em que não se possa cobrar recibo ou outro documento equivalente, tais como as de correios, telégrafos, carros elétricos ou táxis e outras similares circunstâncias.
Documento que comprova a entrada de um determinado valor nos cofres do organismo. A guia tem um número sequencial, menciona a quantia recebida e a proveniência da receita.
Previsão e cômputo das receitas e despesas de cada ano económico.
Balanços mensais ou quinzenais apurados por contas, a partir de registos diários de operações ou extraídos de livros de síntese.
Relatórios apresentados pela assistente social, referentes a pessoas carenciadas, a fim de obter auxílio do Governo Civil.
Relatórios de contas da gerência.
