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Registos de contabilidade em que são lançadas separadamente as operações financeiras realizadas com cada pessoa ou organismo.
Registos diários de todos os documentos de despesa paga e a pagar, fazendo parte destes as faturas de despesas efetuadas, os recibos de fornecedores ou credores pagos pelos créditos permanentes e notas de despesas pagas pelos empregados menores ou funcionários encarregados da realização de pequenas despesas em que não se possa cobrar recibo ou outro documento equivalente, tais como as de correios, telégrafos, carros ou táxis e outras similares circunstâncias.
Registos diários da entrada e saída de valores. Efetuam-se em fichas soltas capeadas ao fim de cada quinzena ou em livros de registo: neste caso o registo pode ser de movimentos entre contas internas ou em sequência cronológica corrida (borrão ou caixa-borrão).
Documentos que acompanham a entrega ao Estado de uma quantia em dinheiro, proveniente de receitas arrecadadas no âmbito das competências exercidas pelo organismo.
Registos da distribuição do remanescente de emolumentos pelos empregados da secretaria. Contem o valor que cada um dos empregados recebeu, bem como a sua assinatura em como recebeu a respetiva quantia.
Registos de depósitos de dinheiro.
Documento que comprova a entrada de um determinado valor nos cofres do organismo. A guia tem um número sequencial, menciona a quantia recebida e a proveniência da receita.
Documentos que expressam o consentimento para pagamento das despesas por parte do Ministério. Da ordem de autorização devem constar elementos como a data, o número da ordem de autorização de pagamento e a quem se destina.
Registos de receitas próprias que podem resultar das competências atribuídas aos corpos administrativos, ou seja, de taxas, impostos, juros, lucros, multas, subsídios, heranças, donativos, etc., receitas que podem ser usadas para fazer face às despesas nos orçamentos suplementares, receitas de liquidação e cobrança, as receitas por cobrar em 31/12 transitam para o novo ano económico, o sexto do ordenado que deixar de ser abonado aos funcionários pode também constituir receita própria dos corpos administrativos.