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Registos do que se recebe em dinheiro ou em valores, e das despesas pagas e a pagar. As receitas podem resultar do rendimento de um Estado, de uma corporação administrativa, de uma sociedade, de um indivíduo, da venda de mercadorias numa loja, de entrada numa casa de diversões, etc.; as despesas consistem em dispender, gastar empregando o dinheiro em dádivas ou compras. Das despesas fazem parte os documentos de despesa paga e a pagar como, as faturas de despesas efetuadas, os recibos de fornecedores ou credores pagos pelos créditos permanentes e notas de despesas pagas pelos empregados menores ou funcionários encarregados da realização de pequenas despesas em que não se possa cobrar recibo ou outro documento equivalente, tais como as de correios, telégrafos, carros elétricos ou táxis e outras similares circunstâncias.

Documentos que expressam o consentimento para pagamento das despesas por parte do Ministério. Da ordem de autorização devem constar elementos como a data, o número da ordem de autorização de pagamento e a quem se destina.

Previsão e cômputo das receitas e despesas de cada ano económico.

Registos de receitas próprias que podem resultar das competências atribuídas aos corpos administrativos, ou seja, de taxas, impostos, juros, lucros, multas, subsídios, heranças, donativos, etc., receitas que podem ser usadas para fazer face às despesas nos orçamentos suplementares, receitas de liquidação e cobrança, as receitas por cobrar em 31/12 transitam para o novo ano económico, o sexto do ordenado que deixar de ser abonado aos funcionários pode também constituir receita própria dos corpos administrativos.

Registos de ordens de pagamento, que consistem numa relação de ordens de autorização de pagamento e que devem incluir a data, a ordem de pagamento, a quem se destina e o montante.

Registos diários de todos os documentos de despesa paga e a pagar, fazendo parte destes as faturas de despesas efetuadas, os recibos de fornecedores ou credores pagos pelos créditos permanentes e notas de despesas pagas pelos empregados menores ou funcionários encarregados da realização de pequenas despesas em que não se possa cobrar recibo ou outro documento equivalente, tais como as de correios, telégrafos, carros ou táxis e outras similares circunstâncias.

Registos de contabilidade em que são lançadas separadamente as operações financeiras realizadas com cada pessoa ou organismo.